前言

隨著全球各大企業(yè)的辦公模式從線下慢慢走向了線上，在線辦公、協(xié)作辦公幾近主流。一個(gè)好的在線團(tuán)隊(duì)協(xié)作空間和工具，至關(guān)重要。

ONLYOFFICE就是一款非常棒的團(tuán)隊(duì)協(xié)作辦公工具軟件。

今天要介紹的ONLYOFFICE Workspace工作區(qū)，更是擁有協(xié)同辦公和項(xiàng)目管理等強(qiáng)大功能，非常適合企業(yè)、團(tuán)隊(duì)使用。接著讓我來(lái)簡(jiǎn)單的聊一聊今天的主角：ONLYOFFICE工作區(qū)。

什么是ONLYOFFICE工作區(qū)（ONLYOFFICE Workspace）？

ONLYOFFICE工作區(qū)是一個(gè)在線的辦公室，它有著完整的文檔功能（office），包含支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文檔（Word），電子表格（Excel），演示幻燈片（PowerPoint）以及表單模板工具。然后它也有非常完善的項(xiàng)目管理、客戶關(guān)系管理（CRM）、郵件服務(wù)器、組內(nèi)聊天、以及日程本等功能系統(tǒng)。功能和完善度都很強(qiáng)，絕對(duì)是團(tuán)隊(duì)協(xié)同辦公的好工具。

不僅如此，它還是一個(gè)開(kāi)源的方案，可以輕松的在本地網(wǎng)絡(luò)或虛擬服務(wù)器、甚至是nas系統(tǒng)中搭建協(xié)同辦公的服務(wù)端，支持WINDOWS、linux、Ubuntu和centos等系統(tǒng)，支持面非常廣泛，可以說(shuō)是適合各種團(tuán)隊(duì)了。

接下來(lái)，我會(huì)給大家以最容易實(shí)現(xiàn)、無(wú)需部署和開(kāi)發(fā)的云端版為例，介紹一下ONLYOFFICE工作區(qū)有多好用。

ONLYOFFICE工作區(qū)云端版

首先，我們?nèi)NLYOFFICE工作區(qū)的官方網(wǎng)站介紹頁(yè)面，

搜索onlyoffice workspace即可找到

點(diǎn)擊“在云中使用”。

進(jìn)入后，簡(jiǎn)單的注冊(cè)過(guò)后，即可開(kāi)始使用了。

此時(shí)，ONLYOFFICE會(huì)自動(dòng)為你生成一個(gè)域名，用你注冊(cè)時(shí)用的郵箱登錄即可~

主頁(yè)面最核心的就是文檔了，這也是我們工作的最一線工具了。下方是項(xiàng)目管理、客戶關(guān)系管理（CRM）、郵件服務(wù)器、成員管理。

既然是一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作空間，那么，我們首先要給這個(gè)空間添加我們的團(tuán)隊(duì)成員用戶。

成員管理

這個(gè)操作過(guò)程非常簡(jiǎn)單。

首先，我們需要在主頁(yè)面點(diǎn)擊成員。

然后我們點(diǎn)擊新建用戶，在里面輸入用戶的名字以及電子郵件。

確認(rèn)后，ONLYOFFICE會(huì)自動(dòng)的為剛剛設(shè)定的成員發(fā)送確認(rèn)郵件，這位成員只需要打開(kāi)郵箱點(diǎn)擊接受，在彈出頁(yè)面確認(rèn)注冊(cè)即可受邀加入這個(gè)工作站。

用此步驟，我們就能為剛剛創(chuàng)建的團(tuán)隊(duì)空間，增加團(tuán)隊(duì)成員了。

我們主要來(lái)看

文檔

這個(gè)界面和我們?nèi)粘Ｓ玫霓k公軟件，在結(jié)構(gòu)上別無(wú)二致，并且在“新建“按鈕上，做了橙色高亮顯示。

值得一提的是，試用期間內(nèi)（30天），存儲(chǔ)空間為20G，一般來(lái)說(shuō)，是足夠使用的。如需更大，購(gòu)買(mǎi)升級(jí)計(jì)劃即可~

再回到我們的文檔，我們點(diǎn)擊“新建文檔”，即可創(chuàng)建一個(gè).docx的項(xiàng)目，一切都和Office或其他在線文檔類(lèi)工具一樣。

但ONLYOFFICE工作區(qū)的在線文檔編輯器，它的UI和操作模式和本地版ONLYOFFICE編輯器完全一樣，與大多數(shù)本地版Office軟件也是基本一致，使用起來(lái)沒(méi)有任何的學(xué)習(xí)門(mén)檻，上手速度很快。

常用的功能區(qū)和我們用的Office軟件或工具也是一致的，符合中國(guó)人的實(shí)用習(xí)慣。

不一樣的是，ONLYOFFICE工作區(qū)的文檔部分，在協(xié)作模式下，我們可以輕松的和團(tuán)隊(duì)成員一起實(shí)時(shí)協(xié)同處理同一篇文檔，延遲低且工作效率極高。

下方是示例：

協(xié)作模式下，小J在編輯的過(guò)程中，小O在同一份文檔中能實(shí)時(shí)看到所有的變化~且延遲很小。

而小J的批注，也能立刻反饋在小O操作的文檔頁(yè)面上。

同時(shí)，在編輯器頁(yè)面中點(diǎn)擊聊天，一起編輯這個(gè)文檔的成員們就可以直接在編輯器內(nèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，無(wú)需在第三方通訊工具之間來(lái)回切換，節(jié)省了很多操作和溝通成本。這一點(diǎn)必須好評(píng)！

同時(shí)，我們也能在版本歷史里，查看這個(gè)文檔每一次的改動(dòng)，而且清晰的記錄了是哪位成員何時(shí)做了改動(dòng)，也方便了我們回滾至舊版本。后悔藥也有了~

而且，以上的功能，在文檔（Word），電子表格（Excel），演示幻燈片（PowerPoint）以及表單模板工具里都能實(shí)現(xiàn)。

然后是我們的重頭戲

項(xiàng)目管理

這個(gè)系統(tǒng)真的是太棒了！

多年前，我并不知道還有這樣的工具，我們?cè)O(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)工作的項(xiàng)目管理完全依靠傳統(tǒng)的Word文檔和excel來(lái)做記錄，有時(shí)甚至還需要畫(huà)在紙上、貼在墻上，這樣的方式非常不科學(xué)且低效率，進(jìn)度、里程碑、起止時(shí)間、負(fù)責(zé)人等搞得一團(tuán)糟。

而這個(gè)系統(tǒng)能很好的幫我們管理項(xiàng)目，及時(shí)讓成員們跟進(jìn)進(jìn)度，在工作效率有著極大的積極意義。

在這個(gè)系統(tǒng)里，我們可以創(chuàng)建新的項(xiàng)目，然后在項(xiàng)目里設(shè)定任務(wù)和里程碑，還能在甘特圖里對(duì)項(xiàng)目全局有一個(gè)清晰的認(rèn)知和規(guī)劃。

在每一個(gè)任務(wù)里，我們都可以設(shè)定任務(wù)名稱和描述方便管理，同時(shí)將團(tuán)隊(duì)成員指定為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，這樣讓每一位成員都很清晰自己的職責(zé)。同時(shí)，設(shè)定開(kāi)始和截止日期以及優(yōu)先級(jí)，讓時(shí)間線更明了。

而且當(dāng)我們創(chuàng)建一個(gè)新任務(wù)時(shí)，相關(guān)的負(fù)責(zé)人和成員就可以收到提醒郵件。

同時(shí)，在任務(wù)里可以添加相關(guān)的工作文檔，直接鏈接到工作文檔中，節(jié)省了翻閱查找文檔的時(shí)間和精力。

同時(shí)，團(tuán)隊(duì)也可以在項(xiàng)目中進(jìn)行討論，直接將想法寫(xiě)在討論區(qū)，這樣每一條就像評(píng)論一樣顯示出來(lái)，讓指定或所有成員都看得到。

接著來(lái)介紹一下我最看中的

甘特圖功能

在本章節(jié)我說(shuō)過(guò)，之前我的工作中是沒(méi)有甘特圖的概念的，但卻用過(guò)Excel表格作為替代，來(lái)提前規(guī)劃項(xiàng)目的進(jìn)度時(shí)間線、以及子任務(wù)的關(guān)聯(lián)，這樣的方式對(duì)項(xiàng)目流程有著全局感，一眼就能看清項(xiàng)目的進(jìn)度、以及哪里delay了，對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)有著積極的作用。

但缺點(diǎn)就是操作起來(lái)非常繁瑣。

而ONLYOFFICE這個(gè)功能卻很厲害，也很科學(xué)。

當(dāng)我們?cè)O(shè)定好任務(wù)以及起止時(shí)間后，這個(gè)功能會(huì)根據(jù)我們所設(shè)定的任務(wù)，自動(dòng)生成甘特圖，并且也能隨著我們項(xiàng)目完成進(jìn)度做出相應(yīng)的改變，使用起來(lái)非常方便。

同時(shí)，我們也能直接在甘特圖中對(duì)每個(gè)任務(wù)進(jìn)行操作，比如查看設(shè)定負(fù)責(zé)人、修改任務(wù)名稱、和其他任務(wù)關(guān)聯(lián)、以及選擇是否已完成，功能十分的強(qiáng)大且方便直觀。

同時(shí)，ONLYOFFICE工作區(qū)的日歷系統(tǒng)，也會(huì)同步將任務(wù)進(jìn)度寫(xiě)進(jìn)日程表里，厲害~

總之呢，ONLYOFFICE工作區(qū)的項(xiàng)目管理功能真的是太牛了，不僅功能夠用且能輕松上手，完全可以拿來(lái)給團(tuán)隊(duì)做項(xiàng)目管理了。

CRM功能

ONLYOFFICE工作區(qū)內(nèi)置的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，可以創(chuàng)建待辦事項(xiàng)、商機(jī)，整理發(fā)票，創(chuàng)建商業(yè)活動(dòng)和生成報(bào)告。

它可以提供數(shù)據(jù)模型為分析和決策提供支持。但這一部分不是我的強(qiáng)項(xiàng)，所以就簡(jiǎn)單的聊到這里。

郵件

郵件功能類(lèi)似于outlook等工具，可以讓我們匯總各個(gè)郵箱，方便管理以及收發(fā)郵件，在中大型企業(yè)工作過(guò)的朋友都了解，其設(shè)置和使用大致是類(lèi)似的，在此我也不做過(guò)多闡述。

在此多一句嘴，無(wú)論在任何工作中，重要的溝通能用郵件一律用郵件。即使在用微信討論之后，也要把在微信中談好的內(nèi)容用郵件發(fā)給對(duì)方并抄送給上一級(jí)負(fù)責(zé)人。這樣能讓一切都可追溯，避免很多扯皮的事情。

最后

目前，ONLYOFFICE工作區(qū)已經(jīng)更新到12.5版本，新的版本帶來(lái)了更高的安全性、優(yōu)化了文檔的管理、擁有了視覺(jué)觀感更好的夜間模式、并改進(jìn)了郵件系統(tǒng)等，用起來(lái)肯定是更好用更方便了。

最后，它的云端版本可注冊(cè)并免費(fèi)使用，不超過(guò)5位用戶的話即可永久免費(fèi)使用。對(duì)此感興趣的各位可以去點(diǎn)擊上方鏈接試用一下。

值得一提的是，中小學(xué)等教育用戶，可以申請(qǐng)免費(fèi)用云端版，大學(xué)用戶可以獲得五折優(yōu)惠，這樣子還是非常有誠(chéng)意的。