企企通：在線處理采購(gòu)合同，只需5步！
如何最大程度保障采購(gòu)訂單能夠及時(shí)準(zhǔn)確到貨？
答案是——采購(gòu)合同線上化。
采購(gòu)合同是企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，作為和供應(yīng)商確定采購(gòu)內(nèi)容、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限、付款方式等重要條款的保障。
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在傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理中，與供應(yīng)商簽署合同前，既要與供應(yīng)商溝通、確認(rèn)合同關(guān)鍵要素，也要在公司內(nèi)部多方對(duì)合同進(jìn)行審核確定。合同簽署后要在公司內(nèi)部簽字、蓋章，整個(gè)流程涉及部門較多，導(dǎo)致耗費(fèi)大量時(shí)間和人力成本，而且紙質(zhì)版合同多且繁雜，管理不便，還易出現(xiàn)合同遺失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
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另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理存在沒(méi)法驗(yàn)證對(duì)方人員和公司真實(shí)性的問(wèn)題，可能存在合同詐騙的風(fēng)險(xiǎn)，如簽約對(duì)象張冠李戴、線下蓋“蘿卜章”等，從而影響公司正常經(jīng)營(yíng)。
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為提高采購(gòu)效率和管理質(zhì)量，越來(lái)越多企業(yè)開始采用數(shù)字化工具。其中采購(gòu)合同管理軟件是企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)字化的關(guān)鍵組成部分，可以幫助企業(yè)更好地協(xié)調(diào)和管理供應(yīng)鏈，提高效率、準(zhǔn)確性和安全性。
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●?電子簽章，靈活審批和簽署
大部分采購(gòu)合同管理軟件會(huì)提供電子簽章服務(wù)，可在線簽訂合同，也就是我們常說(shuō)的電子合同。
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部分人覺得：電子合同=電子版合同，實(shí)際上兩者并不等同。電子版合同是指把傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的內(nèi)容以電子文件的形式進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)和傳輸?shù)暮贤?，雖然與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同對(duì)比，提高了效率和便捷性，但仍存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。而合法有效的電子合同是指締約各方在互聯(lián)網(wǎng)上通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)、采用可靠電子簽名技術(shù)形成的數(shù)據(jù)電文。
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簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是一種通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電子檔形式可直接簽字簽章的合同表現(xiàn)形式，具有鎖定簽約主體真實(shí)身份、有效防止文件篡改、精準(zhǔn)記錄簽約時(shí)間三個(gè)特點(diǎn)。
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使用電子合同不僅可以提高合同簽署的速度和準(zhǔn)確性，還可以有效降低商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和成本，提高供應(yīng)鏈的可靠性和穩(wěn)定性。
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企企通采購(gòu)合同管理除了可以與電子簽章集成，還支持與OA、移動(dòng)端應(yīng)用集成等方式，并可按類型靈活配置，為用戶提供更多便利。
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●?采購(gòu)合同管理全過(guò)程在線化，提高效率
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合同的處理，涉及條款/條款庫(kù)、合同模版、格式范本、審批及電簽、電子合同庫(kù)、合同履行到歸檔等過(guò)程，在線化處理合同，可高效協(xié)同、狀態(tài)管控、動(dòng)態(tài)查詢，極大提高工作效率和準(zhǔn)確性。
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第一步：合同創(chuàng)建。在線創(chuàng)建采購(gòu)電子合同并上傳合同的各項(xiàng)信息，包括合同編號(hào)、合同金額、合同期限、交付要求、付款方式等，簡(jiǎn)單快捷。
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第二步：合同審核。通過(guò)軟件在線對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，檢查合同條款是否符合企業(yè)的規(guī)定和要求，避免采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)和法律責(zé)任的同時(shí)還加快了合同簽訂速度，提高采購(gòu)效率。
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第三步：合同簽署。當(dāng)合同審核通過(guò)后，采購(gòu)人員和供應(yīng)商在合同管理軟件上進(jìn)行電子簽名，以確保雙方在合同內(nèi)容和意向上達(dá)成一致。值得一提的是，簽訂電子簽名前需要進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，有效保障合作的真實(shí)性。
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第四步：合同執(zhí)行。在采購(gòu)合同簽署后，合同管理軟件可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控采購(gòu)合同的執(zhí)行情況并跟蹤變更和調(diào)整情況。臨近付款到期日、合同續(xù)簽日期等信息會(huì)自動(dòng)提醒和預(yù)警，利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，避免合同履行過(guò)程中出現(xiàn)延期、質(zhì)量問(wèn)題等情況，提高供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理能力。
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第五步：合同歸檔。合同管理軟件可以將合同存儲(chǔ)在云端，并提供合同搜索和訪問(wèn)功能，便于企業(yè)管理和查看采購(gòu)合同，同時(shí)提高供應(yīng)鏈透明度。
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企業(yè)還能夠根據(jù)合同簽訂數(shù)量、合同金額、合同執(zhí)行情況等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效和供應(yīng)商績(jī)效，制定更好的采購(gòu)策略和供應(yīng)鏈優(yōu)化方案。
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●?合同規(guī)范化，使傳統(tǒng)文本變?yōu)榭煽亓鞒?/strong>
將合同文本轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化的控制條款、文本內(nèi)容，有效控制后續(xù)的業(yè)務(wù)單據(jù)，確保價(jià)格、結(jié)算及付款能夠按合同條款進(jìn)行，有效避免在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理或半自動(dòng)化管理下導(dǎo)致的遺失錯(cuò)漏，如合同查找困難、合同丟失、不能按合同結(jié)算和付款等。使整個(gè)合同管理鏈條上的上下游單據(jù)相互關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)雙向溯源。
最后，不管是企業(yè)的行業(yè)類型存在差異，還是規(guī)模大小不一，企業(yè)對(duì)采購(gòu)合同管理的模式、流程基本都是大同小異。因此，只要有需求，每個(gè)企業(yè)都能夠通過(guò)采購(gòu)合同管理軟件實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同在線化，提升企業(yè)自身采購(gòu)管理能力和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
