某造紙公司主要從事紙制品的生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)，公司的功能材料部門，有許多需要人工操作的項目。由于不同客戶的訂單和發(fā)貨單格式模板不同，員工必須手動將訂單數(shù)據(jù)輸入Excel，工作量大，容易出錯。接收訂單后，由于各種原因，交貨時間和地點經(jīng)常發(fā)生變化，相關(guān)訂單合同也需要再次修改。

為了減輕員工的工作負(fù)擔(dān)，保證訂單信息的準(zhǔn)確性，考慮在材料部門部署軟件機(jī)器人。博為小幫軟件機(jī)器人正好能解決這一問題。

使用軟件機(jī)器人前

該部門通過電子郵件接收客戶訂單，員工手動將訂單數(shù)據(jù)輸入Excel，并制作客戶聯(lián)絡(luò)函。這里需要根據(jù)不同的客戶，使用不同的訂單合同模板，員工輸入后再轉(zhuǎn)換為PDF格式，并通過電子郵件發(fā)送給客戶。

使用軟件機(jī)器人后

當(dāng)收到訂單郵件后，軟件機(jī)器人可通過OCR(光學(xué)字符識別)自動讀取訂單信息，并制作客戶聯(lián)絡(luò)函，再可以通過程序識別客戶代碼編號，自動選擇相應(yīng)的訂單合同模板，自動輸入信息，然后轉(zhuǎn)換為PDF，并通過電子郵件發(fā)送給客戶。

這樣，該部門就實現(xiàn)了訂單管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和自動化，提高了業(yè)務(wù)效率，減少了運(yùn)營時間。