意外延誤是項(xiàng)目管理中最常見的問題之一。對于項(xiàng)目經(jīng)理來說?，了解項(xiàng)目延誤在管理項(xiàng)目時(shí)是如何逐漸增加的至關(guān)重要?。只有這樣，他們才能阻止延誤的發(fā)生或在延誤不經(jīng)意間發(fā)生時(shí)進(jìn)行處理。
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以下是一些最常見的延誤原因：
● 項(xiàng)目范圍的變化
● 資源變得不可用
● 項(xiàng)目時(shí)間表未正確規(guī)劃
● 項(xiàng)目目標(biāo)和可交付成果在項(xiàng)目限制范圍內(nèi)不切實(shí)際
● 外部供應(yīng)商不按時(shí)交貨
● 項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的溝通無效
● 不可預(yù)測的外部變化，如災(zāi)難

項(xiàng)目延誤的影響
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既然有這么多企業(yè)和項(xiàng)目經(jīng)理遇到項(xiàng)目延誤，那也沒什么大不了的，對吧？錯(cuò)了！
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最明顯的，延誤會(huì)增加項(xiàng)目成本。延誤的每一天都是為預(yù)算中沒有考慮到的人員和其他資源付出的另一天。畢竟，時(shí)間就是金錢，還有其他成本需要考慮。
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如果你的項(xiàng)目延誤，可能會(huì)占用其他地方需要的資源，從而導(dǎo)致其他項(xiàng)目的延誤。當(dāng)連鎖效應(yīng)堆積，整個(gè)項(xiàng)目就會(huì)崩潰并導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
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避免項(xiàng)目延誤的六種方法
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雖然無法阻止每一次延誤，但你可以采取措施使你的項(xiàng)目保持在正軌上，并減輕延誤造成的損害。
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1. 為你的項(xiàng)目設(shè)定切合實(shí)際的目標(biāo)
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設(shè)定切合實(shí)際的目標(biāo)可能是決定能否按時(shí)完成項(xiàng)目的最大因素。
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承諾不足和交付過多比承諾過多和交付不足要好得多。好的目標(biāo)是現(xiàn)實(shí)的、明確的和可衡量的。???
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現(xiàn)實(shí)——?能否在分配給我們的可用時(shí)間和資源下實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)？
明確——?是否確切知道對我們的要求是什么？大家明白了嗎？
可衡量的——?是否有可以用來判斷每個(gè)目標(biāo)的量化指標(biāo)？
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2.召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議
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在項(xiàng)目開始時(shí)，召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來傳達(dá)項(xiàng)目的愿景。確保每個(gè)人都了解他們的角色以及整個(gè)項(xiàng)目的目的。突出顯示你在項(xiàng)目計(jì)劃中設(shè)置的關(guān)鍵項(xiàng)目里程碑，并解釋成功的基準(zhǔn)。???
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花一些時(shí)間討論項(xiàng)目的目標(biāo)，并在必要時(shí)闡明如何衡量這些目標(biāo)。
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3.收集合適的資源
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收集合適資源的重要性怎么強(qiáng)調(diào)都不為過。說到財(cái)務(wù)資源，幾乎可以肯定你的預(yù)算是有限的；評估預(yù)算金額是否能真正覆蓋項(xiàng)目成本，然后在一開始就做出調(diào)整或爭取額外資金。
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你最重要的資源是在項(xiàng)目中與你一起工作的人員。評估團(tuán)隊(duì)的組成，看你是否有足夠的人來按時(shí)完成項(xiàng)目，以及是否所有這些人都具備必要的項(xiàng)目管理技能。
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4. 仔細(xì)安排
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項(xiàng)目進(jìn)度表不僅僅是一個(gè)時(shí)間表。這是一份綜合文檔，詳細(xì)說明了項(xiàng)目時(shí)間表和完成每項(xiàng)任務(wù)所需的組織資源。?
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要?jiǎng)?chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表，請將項(xiàng)目劃分為：
● 個(gè)人任務(wù)和活動(dòng)，
● 項(xiàng)目的各個(gè)階段，
● 確定項(xiàng)目依賴關(guān)系，
● 對活動(dòng)進(jìn)行排序，以及
● 估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和持續(xù)時(shí)間
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項(xiàng)目調(diào)度需要明確資源可用性和時(shí)間表。像8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件可以幫助提供這種清晰度。在8Manage PM的幫助下，團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員都可以隨時(shí)獲得實(shí)時(shí)進(jìn)度。
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5.?跟蹤和衡量進(jìn)展
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設(shè)定良好的目標(biāo)很重要，但如果你不收集數(shù)據(jù)來跟蹤和衡量項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的進(jìn)度，從而提高項(xiàng)目的透明度，那將毫無用處。???
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你必須擁有跟蹤任務(wù)完成情況、質(zhì)量和預(yù)算的系統(tǒng)，定期查看你的團(tuán)隊(duì)是否達(dá)到目標(biāo)。
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6.?預(yù)測
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項(xiàng)目管理中的預(yù)測包括評估項(xiàng)目在給定時(shí)間點(diǎn)的當(dāng)前狀態(tài)，并根據(jù)可用數(shù)據(jù)進(jìn)行推斷以預(yù)測項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的結(jié)果。
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預(yù)測將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)考慮在內(nèi)，可以根據(jù)時(shí)間、成本、質(zhì)量或這些因素的組合進(jìn)行預(yù)測。如果預(yù)測表明你偏離了目標(biāo)，借此機(jī)會(huì)在項(xiàng)目延誤之前糾正路線。?
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如果發(fā)現(xiàn)為時(shí)已晚而無法避免延誤，你可以采取一些措施來減輕延誤的嚴(yán)重性。
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使用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)
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合適的項(xiàng)目管理工具可以幫助避免項(xiàng)目延遲。在先進(jìn)的項(xiàng)目管理軟件8Manage PM的幫助下，通過規(guī)劃和監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度、分配和管理任務(wù)、監(jiān)控和管理項(xiàng)目成本、實(shí)時(shí)溝通和協(xié)作以及風(fēng)險(xiǎn)管理，團(tuán)隊(duì)可以更好地管理項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃進(jìn)行。
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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件將幫助你：
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● 在開始時(shí)詳細(xì)計(jì)劃你的項(xiàng)目，
● 將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員，
● 進(jìn)行無縫和實(shí)時(shí)的溝通，
● 主動(dòng)保持更新，及時(shí)上報(bào)異常，
● 了解每個(gè)人的工作量。
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憑著8Manage PM系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理真實(shí)性及完整性，以及責(zé)任跟蹤能力，通過實(shí)現(xiàn)有效的任務(wù)和資源管理、溝通、風(fēng)險(xiǎn)管理和報(bào)告，能夠在避免項(xiàng)目延誤方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。因此，選擇適合團(tuán)隊(duì)需求的項(xiàng)目管理軟件，并充分利用其功能，將有助于降低風(fēng)險(xiǎn)并避免項(xiàng)目延誤。