起草 FDA483 回復(fù)函?——?一定要知道這 10 件事

作為一家醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)，剛剛收到 FDA 483 表或警告信。怎么辦？

對于大部分合規(guī)通知，F(xiàn)DA 一般要求在 15 個(gè)工作日內(nèi)做出回復(fù)，時(shí)間非常緊張！在起草回復(fù)函和制定整改規(guī)劃時(shí)，時(shí)間是關(guān)鍵。以下是你要盡快做的 10 件事。

本文編輯V:MasterControl-China

#1 立即著手準(zhǔn)備 FDA 483 回復(fù)函

收到警告信切勿置之不理。整改流程工作量大、時(shí)間緊張，關(guān)鍵要獲得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和合適的內(nèi)部專業(yè)知識。而且在高層支持下，更容易獲取相關(guān)資源和對后續(xù)工作進(jìn)行優(yōu)先級排序。如果你無法讓高層和利益相關(guān)者重視處理警告函或 483 表整改，可以指出如若不回復(fù)會(huì)對公司股價(jià)和品牌資產(chǎn)產(chǎn)生不良影響，更不用說潛在的法律后果了。一旦得到他們的重視，就立即組建整改團(tuán)隊(duì)。根據(jù) FDA 警告信中列明的觀察問題，從各個(gè)領(lǐng)域抽調(diào)相關(guān)負(fù)責(zé)人參與團(tuán)隊(duì)工作。該團(tuán)隊(duì)幫助 RA/QA 總負(fù)責(zé)人監(jiān)督回復(fù)工作，向管理層及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度。

#2 尋求外部整改幫助

如果目前公司內(nèi)部的專業(yè)知識和資源，仍然不足以解決警告信中列明的問題，可以考慮聘請專門從事 483 表整改工作的咨詢專家。他們的外部觀點(diǎn)或會(huì)與管理層產(chǎn)生共鳴，而且可以利用他們在 FDA 領(lǐng)域的聲譽(yù)給貴企業(yè)帶來好處。

#3 不要做出質(zhì)量合規(guī)的假設(shè)

不要假設(shè)公司里每個(gè)人都懂得并且使用同樣的最佳實(shí)踐方法。這樣只會(huì)增加你們收到 483 表的可能性。一些常鼓吹的“基本常識”，可能事實(shí)上并不是。尤其在受監(jiān)管的環(huán)境下，如醫(yī)療器械制造業(yè)，盲目自滿可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重問題。日常經(jīng)營策略中務(wù)必要做好質(zhì)量和合規(guī)管理記錄。回復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)工作流程（SOP）和工作說明要盡量清晰簡練，并在整個(gè)公司內(nèi)分享傳閱。

#4 對于不合規(guī)問題做到絕對誠實(shí)

隨著時(shí)間推移，關(guān)于公司的表現(xiàn)情況，公司自我評估和 FDA 評價(jià)可能會(huì)出現(xiàn)分歧。即使是最勤奮的員工都有可能為了完成工作而盡量避免或弱化一些潛在漏洞。出現(xiàn)不合格問題，采取抵觸性態(tài)度對公司沒有任何好處。FDA 在意的是，針對 483 表或警告信中出現(xiàn)的情況，你打算采取什么糾正措施來解決問題——不是原因。

483 表回復(fù)函要盡量做到公開透明、詳細(xì)全面，不僅要闡述已經(jīng)調(diào)查出的問題，還要說明相關(guān)的系統(tǒng)性問題。任何不配合的或不完整的回復(fù)函，都有可能招致進(jìn)一步的監(jiān)督審查。

#5 483 表回復(fù)函中要說明部門人員角色

許多小企業(yè)和初創(chuàng)公司員工通常會(huì)身兼多職。不論公司規(guī)模大小，一定要在回復(fù)函中向 FDA 提供一份關(guān)鍵人員名單，并說明每位人員的主要職責(zé)。

#6 分步解決 FDA 警告信中發(fā)現(xiàn)的問題

針對每個(gè)問題，分別安排一位團(tuán)隊(duì)成員牽頭處理。定期組織回復(fù)小組會(huì)議，監(jiān)督處理進(jìn)度。大多數(shù)一次性問題，比如操作員操作不合格的問題，可以通過監(jiān)督和培訓(xùn)的方式改正。另一種系統(tǒng)性問題，通常要涉及較大規(guī)模的過程變更。這類問題，一定要在回復(fù)函中明確說明。但是，一個(gè)問題并不能說明這是某種重大的趨勢。你可能會(huì)遇到一個(gè)非常嚴(yán)重的產(chǎn)品問題，即使這種問題屬于一次性事件。不論問題的來源或范圍如何，一定要同等重視每種情況。

#7 FDA 483 回復(fù)函中不應(yīng)有任何推測

實(shí)事求是。除非有助于解除潛在觀察，否則不要提供任何推測的或主觀的信息。一點(diǎn)點(diǎn)有效的數(shù)據(jù)都勝過千千萬萬的猜想。妄加推測是導(dǎo)致問題升級和強(qiáng)制執(zhí)法的根本原因，所以應(yīng)不惜一切代價(jià)避免這種行為。

#8 比 483 表要求的做得更多更好

通常，483 表問題背后隱藏著一個(gè)更嚴(yán)重的問題。你可能會(huì)通過這次整改，挖掘出其它潛在的合規(guī)問題。要以積極主動(dòng)的態(tài)度，向 FDA 表示你不僅在合理處理這些最基本的工作，還會(huì)持續(xù)提升質(zhì)量和合規(guī)管理標(biāo)準(zhǔn)。

#9 說明整改時(shí)間節(jié)點(diǎn) —— 要切合實(shí)際

只有說明了進(jìn)度里程碑，才能算是完整的 483 表整改規(guī)劃和回復(fù)函。要說明你打算落實(shí)解決方案的短期行動(dòng)步驟，列明完成所有整改的截止時(shí)間。

但是要切合實(shí)際。制定可持續(xù)的解決方案，給自己充足的時(shí)間，去挖掘深層次的根本原因，不要急于快速解決問題。向調(diào)查員表明，你們明白出現(xiàn)偏差的后果，解釋解決方案的各方面，說明已經(jīng)達(dá)到的成果，公司確保避免類似問題再次發(fā)生。要表明這些措施并不僅僅為了糾正合規(guī)問題，而是為了讓企業(yè)得到更好的發(fā)展。

#10 自查可能招致 FDA 警告信的潛在趨勢

為盡量避免今后收到 483 表，要留意可能會(huì)引起 FDA 注意的危險(xiǎn)信號，比如：

長期存在內(nèi)部質(zhì)量問題

反復(fù)被 FDA 監(jiān)督或觀察

不提交不良事件報(bào)告

就同一問題引起大量客訴，或針對不同問題的不同投訴

沒有趨勢數(shù)據(jù)或趨勢分析不到位

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