這是2016年當(dāng)時我還在一家工廠做女鞋時，一位國外客戶駐中國分公司的總經(jīng)理，同時也是該公司亞太地區(qū)的總經(jīng)理，一個臺灣女士Jessica.

當(dāng)時聽了這個培訓(xùn)就感覺醍醐灌頂，可惜之后的幾年里并沒有真正融入骨子里，內(nèi)化成自己的思想和習(xí)慣。

多年后再在硬盤里看到這篇筆記，仍然覺得非常適用于當(dāng)下的外貿(mào)業(yè)務(wù)工作。

回顧當(dāng)時所有工作中的細(xì)節(jié)，其實這個客戶有一整套自己管理各個供應(yīng)鏈工廠的SOP流程，包括樣鞋的開發(fā)流程，以及小到樣鞋寄出時的小細(xì)節(jié)比如鞋底不要打洞。

只是自己當(dāng)時剛剛?cè)胄胁欢?，很不專業(yè)，所以被這個客戶虐到不行，后面甚至被公司認(rèn)為自己不適合做外貿(mào)業(yè)務(wù)而被轉(zhuǎn)單證崗。

如今看來，還是自己當(dāng)時思維上的欠缺，以及缺乏能快速摸清一個行業(yè)或一種產(chǎn)品它本身的底層通用知識點的能力。

分享出來，讓自己時刻自省，同時也與大家一起共勉，努力。

所有的郵件只有五個功能：

Function: To report of your work or status of a solution

Report: To request a confirmation or approval

Request:To remind of action,or you can say push

Reminder:To re-confirm of what you have discussed

Information:To pass information

寫郵件之前可以先大概先參考這1F-3R-1I,自己此封郵件的意圖是什么。

1S+4W+1H

Subject:How to name a clear subject

Who:To /CC/BCC(密送) expect actions or reply

What:Clear explain what

Why:Must explain why

When:When to write?When to expect reply?

(不要在深夜寫郵件/星期五下午不要寫郵件，建議在每天早上集中處理郵件， 因為早晨的頭腦比較清醒，思維有條理。

/如果郵件內(nèi)容很緊急，建議不要使用ASAP，可以告訴客戶你需要在哪一天得到此郵件的回復(fù)。比如：訂單如果在這一周發(fā)過來，交期可以按客人的要求，如果訂單這一周沒有發(fā)過來，交期需要另外商討)

How:Solutions and options (For a problem)

Jessica很討厭兩個中國人之間英文郵件來來回回寫。

（除非有訂單或樣品單必須用郵件發(fā)）

能打電話說清楚的，就不要寫郵件。

1S= SUBJECT

Subject:Clear subject(主題要明確，越詳細(xì)越好)

Report? /Request or Remind,or Re-confirm?

Project or proto?/Delay or Quality problem?

Bad example:

Construction plan

Trip March

Test fail

Sample 2569019/A XX XX Proto

Delay Problem

Good example:

Construction Plan lady 20161

Developer Trip plan for 2015 March

Quality problem:Fail test of XX order 261XXX in MXX shoes

XX XX Proto:FioXX lace 201XX Delay

ETD Delay XX order 285XX in FenXX

2.Who and What

a.Who are you? For new receiver,introduce yourself.

(對于第一次聯(lián)系的人，請在郵件中主動介紹自己)

b.Who to write to ?

To: Direct person to handle or respond

(誰是你最直接的對口人，寫給最能直接回復(fù)你的問題的人。)

CC:To know about it(只需要知道此信息的人)

BCC: For secret info（密送。比如你和老板談好給一個客戶折扣的價格，寫郵件告訴客戶，但你不想讓客戶知道你這封郵件有寫給老板）

WHAT:

1.Correct attitude

2.Clear explain

3.Use points 1,2,3

(比如你想和客戶申請交期延誤，可以寫：

因為以下原因需申請延期一周

1.因為G20,原材料緊缺，原材料耽誤了時間

2.G20之后，又因為臺風(fēng)，運輸不是很及時）

3.How

How=Options + Solutions +Help+Hope

(永遠(yuǎn)只有這三個點：Price,Quality,ETD)

When a problem happen,Must give options and solutions

（當(dāng)一個問題發(fā)生時，必須要給出解決方案或選擇方案）

If not,show that you are getting help

（如果沒有，那么告訴客人你正在想辦法解決）

If no help,give them hope

（如果沒有，那就告訴客人你會在什么時間內(nèi)回復(fù)他這個問題）

(比如：XX之前要求一個工廠某款鞋子用YKK拉鏈（該設(shè)計師很喜歡這款拉鏈），結(jié)果YKK說該款拉鏈有嚴(yán)重氧化問題，不能提供。當(dāng)時Sunny一聽這個消息想要馬上寫郵件給國外讓他們?nèi)∠@個拉鏈。）

但Jessica的處理意見為：

1.寫明原因-寫郵件告訴國外，YKK一直以來是良心企業(yè)，至今為止未發(fā)過一起特別嚴(yán)重的YKK拉鏈質(zhì)量問題。所以YKK主動提出他們無法提供此款拉鏈問題因為氧化問題，因為嚴(yán)重氧化問題會傷害兒童安全問題。

2.提供方案-既然不能用此款拉鏈，YKK說有一款拉鏈和此款拉鏈外形相似，而且在其他工廠非常受歡迎，如圖，請告知能否接受此款拉鏈。

3.預(yù)測措施-因為兩款拉鏈價格不一樣，用之前那款拉鏈的鞋子價格是$$$,用現(xiàn)在這款拉鏈的鞋子價格為$$$,請確認(rèn)價格是否可以接受。

當(dāng)一件事情發(fā)生后，不要慌里慌張，要冷靜想原因，從理-法-情層面一一解釋，再提供具體解決方法。

如：

如果客人說這款鞋子價格很貴，你可以和他講理由：

1.價格貴是因為拉鏈?zhǔn)荵KK的

2.大底是TPR的

3.這個面料PU是指定供應(yīng)商，40元一米能符合歐洲環(huán)保要求的

所以價格很貴，如果你覺得不滿意，

我們把拉鏈換成普通拉鏈可以嗎？

這個面料我們可以從市場上找相似的面料可以嗎？

如：

打樣效果很好，大貨做不出來→不要和樣品室吵，去找你的老板

打樣進度很慢，自己催沒有效果后→不要和樣品室吵，去找你的老板

Jessica的郵件，自己轉(zhuǎn)告老板，再來回復(fù)。

而不是由老板直接打電話給Jessica.

郵件寫得好=成功

郵件寫不好=失敗

一名合格的外貿(mào)業(yè)務(wù)員：

要寫的一手好郵件

要更加懂鞋子專業(yè)知識

要更加懂外貿(mào)，增強自己的實力

郵件中需要避免的問題：

Argue or Fight in email

For things that are not settled,don’t argue in a email back and forth.Just pick up the phone and talk about it.

(不要在郵件中和客戶吵架或爭論，如果一件事情郵件來來回回超過四次， 就不要寫郵件了直接打電話說清楚)

Over 3 times reply,please just call or talk.

(超過3次回復(fù)，直接打電話)

Meaningless:

For things that can be easily said,don’t write.For example:

Arrange car for me,buy lunch for me....

(能清楚說得清楚的，就不要寫郵件了)

Avoid Responsibility:

Pass you own issue to your boss,without saying anything or suggestion.

Remember,you work for your boss,not the other way around.

Big size photo

(郵件中附件100KB,200KB可以，超過1MB的附件就要考慮不要發(fā)了)

Wrong spelling

(如：客人問有這個楦頭有沒有大貨，回復(fù)Existed lasting 寫成 Excited lasting)

Long story. Don’t know what you want.

(郵件正文不要長篇大論)

Give wrong answer = difference culture.Joke.

(注意國與國之間的文化差異，不要理解錯了客人的玩笑話)

Cheat chat or Feeling

(不要在郵件中與客人聊天，如How are you,那里天氣怎么樣)

Emotional

(寫郵件不要有情緒化。

比如Jessica很討厭郵件后面帶感嘆號，特別是有時候甚至有三四個感嘆號)

Wrong person

(發(fā)郵件時一定要仔細(xì)核對收件人地址，千萬不要寫錯收件人，特別是不同客戶同名字)

PS.

郵件字體建議Times New Roman 和 Calibri，字號為12.

如果一件事情用以上字體和字號一張A4紙都打印不下，就說明你太啰嗦了。

需要刪減郵件內(nèi)容。

補充知識：

Invoice: To get paid,to receive payment.

(Invoice的用途是用來接收付款的)

Credit Note: To pay out

(Credit Note的用途是客戶用來扣款的)

Debit Note：To get paid,is informal invoice

(Debit Note 是非正式的用來請款單)

Discount

Product Development:

Outsole/last Ok →Pattern Ok→Color combination\

(大底/楦頭沒問題→刀模沒問題→材料色卡沒問題)

吊牌，價格，碼數(shù)，材料，圖片

Make sure this is followed up and checked.

(XX樣品掛XX專用掛牌，要有價格，鞋碼，材料型號)

更多外貿(mào)干貨知識，請關(guān)注微信公眾號：外貿(mào)原力