律師知識(shí)管理

?作者：曾蓉 ??安徽潤(rùn)天律師事務(wù)所

一、為什么要進(jìn)行知識(shí)管理

?

也許有的律師會(huì)覺得，自己讀了很多專業(yè)文章，儲(chǔ)存了很多精華知識(shí)，但想用的時(shí)候還是無從下手；研究透徹了的問題，想要運(yùn)用時(shí)居然找不到資料；明明做過研究，回答客戶問題時(shí)卻總是擔(dān)心有所遺漏或錯(cuò)誤.....

?

律師如果希望在一個(gè)領(lǐng)域長(zhǎng)期輸出有用的觀點(diǎn)，給出正確的法律意見，就必須對(duì)積累的知識(shí)進(jìn)行科學(xué)的管理。如果能在第一時(shí)間找到自己需要的資料，就能有效減少重復(fù)工作，提高效率與法律服務(wù)質(zhì)量；還可以鑒往知來，整合已有的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)與可利用資源，在不斷學(xué)習(xí)中創(chuàng)新，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中提升自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

?

二、什么是知識(shí)管理

（一）知識(shí)管理的概念

?

截至目前，對(duì)于知識(shí)管理尚未形成明確或統(tǒng)一定義?！吨R(shí)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T 23703.2-2010）指出知識(shí)管理是“對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)”?！洞筠o海》中“管理心理學(xué)”篇目將知識(shí)管理解釋為“通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，使組織中的信息與知識(shí)不斷創(chuàng)新，使組織和個(gè)人具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，并做出更好決策的手段和過程?！倍R(shí)管理之父野中郁次郎將知識(shí)管理定義為：為了最大限度地發(fā)揮知識(shí)創(chuàng)造、滲透和運(yùn)用過程中產(chǎn)生的價(jià)值，對(duì)程序進(jìn)行設(shè)計(jì)、對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行整合、提供環(huán)境保障，以及對(duì)此進(jìn)行有效引導(dǎo)的企業(yè)規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)力。

（二）知識(shí)管理的特征

?

依據(jù)定義，我們可以歸納出一些知識(shí)管理的共性和特征。首先，知識(shí)管理具有明確的對(duì)象，即知識(shí)；其次，知識(shí)管理需要一定的方法加持，也可以靈活運(yùn)用工具；再次，知識(shí)管理具有流程性，它是一個(gè)知識(shí)收集——知識(shí)整理——知識(shí)內(nèi)化——知識(shí)應(yīng)用——知識(shí)創(chuàng)造——再收集——再整理——再內(nèi)化——再應(yīng)用——再創(chuàng)造的過程，是一個(gè)循環(huán)上升的過程。律師需要終身學(xué)習(xí)，知識(shí)管理也將沒有止境。最后，知識(shí)管理需要人發(fā)揮主觀能動(dòng)性，并且管理的目的，一是保障自己的思想，二是要進(jìn)行運(yùn)用和輸出，產(chǎn)生一定管理成果，比如文章、課程等。律師一定要思考，執(zhí)業(yè)那么多年，學(xué)習(xí)了那么多東西，可以留下來些什么?

?

知識(shí)管理不存在通用標(biāo)準(zhǔn)或模型，法律工作者需找尋適合自身工作方式的知識(shí)管理方法。但是依然可以從共性的角度就如何進(jìn)行知識(shí)管理提出一些建議。

?

三、如何進(jìn)行知識(shí)管理

?

（一）知識(shí)獲取

律師需要根據(jù)自己的發(fā)展定位和個(gè)人能力制定個(gè)性化內(nèi)容，對(duì)應(yīng)地積累相關(guān)知識(shí)，形成自己的信息庫(kù)。在初級(jí)階段，要注重知識(shí)的“廣”度，盡可能去了解某一行業(yè)或者某一知識(shí)點(diǎn)的全貌，而隨著積累的加深，則要偏向于專業(yè)化。

?

知識(shí)獲取有許多場(chǎng)景：上班路上可以聽一些播客、閱讀一些短文，并且寫下簡(jiǎn)短的總結(jié)和想法；網(wǎng)上沖浪的時(shí)候可以隨時(shí)剪藏遇到的有用內(nèi)容；如果有一整塊時(shí)間，可以閱讀專業(yè)書籍和文章，聆聽課程，并且寫筆記。與同事、客戶和朋友交談時(shí)產(chǎn)生的火花，突然冒出的想法，辦案過程中的見解和經(jīng)驗(yàn)等，都可以隨時(shí)記錄下來 ......。所有這些要素都是知識(shí)的組成部分，應(yīng)有意識(shí)地加以積累。

?

在注意知識(shí)積累的同時(shí)，也要去更新知識(shí)和敢于對(duì)知識(shí)進(jìn)行斷舍離。社會(huì)在不斷發(fā)展，法律在不斷修改更新，并非說做了一段時(shí)間的知識(shí)管理，法律服務(wù)質(zhì)量就上去了，就可以停止了。而且，如果不去清理失效、過時(shí)文件，而繼續(xù)在自己的海量知識(shí)庫(kù)里翻找，很容易就會(huì)找到舊資料，在工作中造成重大失誤。

?

（二）知識(shí)整理和分析

?

1．搭建框架

做知識(shí)管理就像蓋高樓，磚頭有了，但是要放在大骨架上才能成型。不論是信息資料，還是研究成果，擁有的知識(shí)都應(yīng)該進(jìn)行分類管理，保存進(jìn)個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，以初步形成知識(shí)框架。只有形成了知識(shí)框架，才能形成記憶和理解的邏輯，未來也才有可能拿出來溫故知新或者是在采用相關(guān)知識(shí)時(shí)更為高效。搭建知識(shí)框架的時(shí)候要按照一定的邏輯。

?

（1）按照行業(yè)和領(lǐng)域

可以按照相關(guān)聯(lián)的行業(yè)來對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類，例如：教育行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)、地產(chǎn)行業(yè)等；也可以按照法律業(yè)務(wù)領(lǐng)域來分，比如：公司領(lǐng)域、金融領(lǐng)域、勞動(dòng)人事領(lǐng)域等等。

?

以民商事業(yè)務(wù)為例，可以將民商事業(yè)務(wù)先做一個(gè)大體分類，比如：婚姻家庭類、勞動(dòng)類、建筑工程類等等。然后在每個(gè)大類別中，繼續(xù)細(xì)分小的類別，比如，在婚姻類中，繼續(xù)分為離婚糾紛、贍養(yǎng)糾紛、監(jiān)護(hù)權(quán)糾紛等。之后按照法律法規(guī)、法律意見、典型案例、文件模板四種屬性，對(duì)這一細(xì)分領(lǐng)域的所有知識(shí)進(jìn)行梳理。這樣，一個(gè)成體系的知識(shí)管理系統(tǒng)便會(huì)初見雛形。

?

（2）交叉時(shí)用標(biāo)簽

分類過程中，很容易碰到“存在交叉”的情況，這就必須引入標(biāo)簽思維，在文件上傳時(shí)打上標(biāo)簽。不僅可以解決交叉分類中的尷尬，還更加便于快速檢索和提取。要注意所有的標(biāo)簽都應(yīng)以方便檢索為原則，根據(jù)多個(gè)關(guān)鍵詞可以同時(shí)打上若干個(gè)標(biāo)簽。但對(duì)于標(biāo)簽的分類要精準(zhǔn)并且具有一貫性，如果今天打建工，明天打建筑工程，就會(huì)在歸類和檢索時(shí)造成困擾。

?

（3）形成專題

知識(shí)分類形成體系后，能較好地解決歸類和檢索的問題。在此基礎(chǔ)之上，還可以根據(jù)自己擅長(zhǎng)的執(zhí)業(yè)領(lǐng)域，把相關(guān)知識(shí)串聯(lián)起來，形成一個(gè)個(gè)專題。這樣，對(duì)相關(guān)知識(shí)的收集、理解和分析才能趨于全面，不僅有利于自身業(yè)務(wù)專業(yè)化的發(fā)展，也能更好地滿足客戶在專項(xiàng)法律咨詢方面的需求。

?

2．文件管理

文件命名時(shí)，首先，可以像目錄一樣，對(duì)文件進(jìn)行層層編碼，把子類文件根據(jù)重要性標(biāo)上“01”“02”“03”等號(hào)碼，使之結(jié)構(gòu)清晰，一目了然，還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序。其次，對(duì)于收集吸收過的法律法規(guī)、案例、專業(yè)文章、合同范本等一切資料，在命名時(shí)都應(yīng)該盡可能應(yīng)該體現(xiàn)文件的基本信息，文件的命名盡可能統(tǒng)一，用詞要準(zhǔn)確。

?

文件存儲(chǔ)可以依循象限規(guī)則，根據(jù)文件的重要程度和編輯頻率劃分四個(gè)象限。常用的重要文件，在電腦里專門設(shè)置一個(gè)區(qū)域保存，并且放到同步網(wǎng)盤里，以多端協(xié)同辦公；常用的不重要文件，比如說新下載的文件，可以放置于臨時(shí)文件夾，以一個(gè)月為期限，及時(shí)整理并歸到相應(yīng)核心文件夾，清空垃圾箱。不常用的重要文件，上傳到云盤，以節(jié)省硬盤空間。不常用不重要的也可以盡可能刪除，或者上傳云盤。在存儲(chǔ)時(shí)，要注意一個(gè)最簡(jiǎn)層原則， 文件建議不超過三層。盡可能減少點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)的步驟，才能最快捷地找到信息。

?

我們還可以借助思維導(dǎo)圖將已有的知識(shí)體系通過樹狀圖、魚骨圖等圖表繪制出來，并標(biāo)注上文件名稱及所在位置，方便快速定位，實(shí)質(zhì)是建立屬于自己的信息庫(kù)指引。

?

（三）知識(shí)輸出

?

1．知識(shí)消化

知識(shí)應(yīng)該被使用，否則就是無效的。收藏了無數(shù)個(gè)別人的案例，充其量只是另一個(gè)案例網(wǎng)，只有經(jīng)過消化并且轉(zhuǎn)化自己理解掌握的知識(shí)，才是有效的知識(shí)。將收集到的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)的過程，是個(gè)人知識(shí)管理的必經(jīng)之路。

?

為避免淹沒在信息中，知識(shí)積累得越多越不想整理，最好定期對(duì)信息進(jìn)行整理、加工和總結(jié)，比如制作知識(shí)卡片，將知識(shí)進(jìn)行重述，并進(jìn)行有效輸出；不時(shí)回看自己收集的知識(shí)，邊回看邊做筆記，鞏固知識(shí)，加深記憶；可以再對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，不斷優(yōu)化自己做的知識(shí)分類，通過不同的方法和維度，或者設(shè)計(jì)不同的專題，來進(jìn)行內(nèi)容提取和重新分類。

?

2．知識(shí)輸出

知識(shí)輸出首先可以理解為一種知識(shí)吸收成果的檢驗(yàn)，輸出的過程中我們會(huì)對(duì)知識(shí)進(jìn)行重新組織，從而更加明確有哪些以為已經(jīng)掌握實(shí)際上并沒有的地方。其次，知識(shí)輸出還可以促使我們將隱性知識(shí)變成顯性知識(shí)。律師通過研讀法規(guī)、辦理案件、總結(jié)辦案成果，會(huì)形成不同專業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、教訓(xùn)、方案、流程等，要有意識(shí)地輸出成為文本文件，變成可以調(diào)用的知識(shí)武器。最后，知識(shí)輸出還有一個(gè)明顯的優(yōu)勢(shì)，那就是在積累知識(shí)的同時(shí)也同步積累了用于個(gè)人對(duì)外展示的素材，知識(shí)不僅成為了自己內(nèi)心的收獲，也成為了贏得客戶信任的武器。如果缺乏知識(shí)積累的動(dòng)力，用輸出倒逼輸入也不失為一個(gè)好辦法。

?

知識(shí)輸出有一些常見途徑：

比如說撰寫專業(yè)文章。專業(yè)文章創(chuàng)作是一個(gè)梳理自己對(duì)某一問題完整解決思路的過程，是在吸取多份知識(shí)成果后提取的屬于自己的精華內(nèi)容；還有就是寫案例筆記。也許我們的思路還不是那么系統(tǒng)，那就把點(diǎn)滴閃光點(diǎn)串成案例筆記，對(duì)自己和他人都會(huì)有所幫助；此外，還可以制作課件、錄制短視頻。可以將自己較為體系化的知識(shí)設(shè)計(jì)成是一堂課程，進(jìn)行分享；最后，還可以與同事面對(duì)面溝通交流，在說的過程中檢驗(yàn)自己的理解程度；也在彼此的交互中發(fā)現(xiàn)問題、互相提高。

?

3．知識(shí)團(tuán)隊(duì)共享

知識(shí)的團(tuán)隊(duì)共享其實(shí)也是律師個(gè)人知識(shí)管理成果的一個(gè)體現(xiàn)。對(duì)過往經(jīng)辦案件中的知識(shí)成果進(jìn)行系統(tǒng)梳理，把同類案件的經(jīng)驗(yàn)都積累起來，形成一套清晰的執(zhí)行流程和固定的模板文件，就建立了一個(gè)可以隨時(shí)調(diào)用的知識(shí)庫(kù)。這個(gè)知識(shí)庫(kù)將成為律所的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅在面向潛在客戶時(shí)，所內(nèi)成員運(yùn)用這些知識(shí)對(duì)典型且有影響力的案件進(jìn)行印證、介紹，會(huì)更具有說服力；而且能幫助團(tuán)隊(duì)減少重復(fù)勞動(dòng)，使律師在辦理案件時(shí)能節(jié)省精力。如果我們能夠定期輸出知識(shí)產(chǎn)品，那就很容易在行業(yè)內(nèi)建立知識(shí)標(biāo)簽，打出團(tuán)隊(duì)在某一領(lǐng)域的名氣，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化。