（一）草稿

即草擬成文的未定稿，是文件撰擬過程中最初期的原始稿件，供討論、征求意見、修改、審批使用的非正式文稿，不具備正式公文的效用。除少數用于征求意見的文件之外，草稿一般不向外發(fā)出，亦無須歸檔保存。草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。包括討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿、征求意見稿等等。

討論稿：是需要多方征求意見印發(fā)給有關方面或會議討論的重要文件的草稿；

修改稿：也叫修正稿。它是根據各方面的意見，對討論稿修改后形成的文稿；

送審稿：適用于提交上級主管機關審議或者權力機關進行技術層面審議的文稿；

代擬稿：是指下級代上級機關、主管業(yè)務部門代綜合部門或政府機關起草的公文文稿；

征求意見稿：是面向基層或者相關單位進行征求意見的文稿。

（二）定稿

又稱為簽發(fā)稿或原稿，是指草稿經過修改、審閱、并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。它已經具備正式公文的效用，是制作公文正本的標準依據，也是查考公文原稿的直接憑證。

定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記，經會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

1、正本

正本是根據定稿按正規(guī)格式印刷的供向外發(fā)出用的正式文本。正本的外形特征是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標志，具備正式公文的效用。如有主送機關和抄送機關之分，則正本送達主送機關。包括試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本。

試行本：指發(fā)文機關認為規(guī)范類文件的內容尚不成熟，日后需根據實踐的檢驗情況予以修訂時，先行發(fā)布的試行文本。在試行期間具有法定效力。其外形特征主要是在公文標題后用圓括號注明“試行”字樣，如《××××××條例（試行）》。

暫行本：指發(fā)文機關來不及制定供長期執(zhí)行的內容完善的規(guī)范文件時，暫且制發(fā)的文本，暫行期間具有法定效力。凡暫行本應在標題中或標題后加注“暫行”字樣，如《行政法規(guī)制定程序暫行條例》。

修訂本：指對已經發(fā)布生效的規(guī)范類文件，經實踐檢驗重新予以修改補充后再行發(fā)布的文本。自修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。

2、副本

副本包括兩種，再現(xiàn)正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。

作為抄送件的副本，與正本在內容、形式上并無區(qū)別，只是作用和使用價值不同。

而報刊上登的公文副本（不含黨報黨刊上的正式發(fā)布而不另行文的正式文本）形式與正本也有不同。

公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。